Quando uma empresa pensa em reduzir custos com impressão, normalmente a primeira ideia é economizar toner ou comprar papel mais barato.
Essas ações podem ajudar, mas dificilmente resolvem o problema por completo.
O custo de uma operação de impressão envolve muito mais do que o preço do toner ou do papel. Equipamentos inadequados, manutenção frequente, desperdícios, excesso de impressoras, falta de controle e paradas também podem aumentar significativamente o custo total.
Por isso, antes de cortar despesas, é importante entender onde o dinheiro está sendo gasto.
1. Faça um diagnóstico do parque de impressão
O primeiro passo para reduzir custos é saber exatamente o que a empresa possui. Quantas impressoras existem? Onde estão? Quais modelos são utilizados? Quanto cada equipamento imprime? Quais apresentam mais problemas?
Sem essas informações, qualquer tentativa de redução de custos será baseada em estimativas.
2. Avalie o custo por página
O preço da impressora não representa o custo real de impressão. É necessário considerar toner, manutenção, peças, papel, energia, mão de obra, logística e tempo de equipamento parado.
Por isso, acompanhar o custo por página pode oferecer uma visão muito mais precisa da operação.
3. Evite equipamentos mal dimensionados
Um equipamento subdimensionado pode trabalhar acima da capacidade recomendada, enquanto um equipamento superdimensionado pode representar um investimento desnecessário. O dimensionamento correto ajuda a equilibrar capacidade e demanda.
4. Controle os suprimentos
O desperdício de toner e outros insumos pode passar despercebido quando não existe acompanhamento. Uma gestão estruturada permite observar padrões de consumo e planejar reposições.
5. Invista em manutenção preventiva
Esperar a impressora quebrar pode parecer uma forma de economizar. Na prática, uma falha inesperada pode gerar parada da operação, chamado emergencial, deslocamento técnico, necessidade de peça, retrabalho e atraso nas atividades.
6. Reduza equipamentos desnecessários
Mais impressoras não significam necessariamente mais eficiência. Um parque excessivamente fragmentado pode aumentar a quantidade de equipamentos para manter, a variedade de suprimentos, a necessidade de peças, os chamados técnicos e a complexidade logística.
7. Padronize equipamentos
Ter muitos modelos diferentes também aumenta a complexidade. Uma estratégia de padronização pode facilitar treinamento, manutenção, compra de suprimentos, gestão de peças e suporte técnico.
8. Acompanhe os indicadores
Não é possível melhorar aquilo que não é acompanhado. Alguns indicadores importantes incluem custo por página, volume mensal, custo de suprimentos, número de chamados, tempo médio de atendimento, taxa de reincidência e disponibilidade dos equipamentos.
9. Considere a impressão gerenciada
Quando a operação cresce, administrar equipamentos, suprimentos, manutenção e chamados internamente pode se tornar complexo. A impressão gerenciada centraliza esses processos em uma estrutura especializada.
Reduzir custos não significa simplesmente gastar menos
Uma redução saudável de custos não deve comprometer a produtividade. O objetivo deve ser encontrar o melhor equilíbrio entre custo, disponibilidade, qualidade e produtividade.
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