Quanto sua empresa gasta para imprimir uma página?
Se a resposta for apenas “o preço do toner”, provavelmente o custo real está sendo subestimado.
Uma operação de impressão envolve diversos componentes. Alguns aparecem claramente no orçamento. Outros ficam escondidos em manutenção, logística, equipamentos parados, desperdícios e produtividade.
Por isso, para entender o custo real, é necessário olhar para toda a operação.
O preço da impressora é apenas uma parte
Quando uma empresa compra uma impressora, normalmente considera o preço de aquisição. Mas esse é apenas o começo.
Ao longo do ciclo de vida do equipamento, surgem outros custos: toner, peças, manutenção, energia, papel, suporte técnico, logística, mão de obra, substituição de equipamentos e tempo de parada.
1. Equipamento
É importante avaliar não apenas o preço de compra, mas se o equipamento é adequado para o volume de impressão daquela operação. Um equipamento barato pode não ser a opção mais econômica se tiver alto custo operacional.
2. Toner e suprimentos
Os suprimentos representam uma parcela importante do custo de impressão. O consumo depende de volume, cobertura das páginas, tipo de equipamento, qualidade do suprimento e perfil de utilização.
3. Manutenção
Toda impressora está sujeita a desgaste. Peças precisam ser substituídas e equipamentos precisam passar por manutenção. Quando isso não é planejado, os custos podem aparecer de forma inesperada.
4. Paradas
Quando uma impressora fica parada, o impacto pode ultrapassar o equipamento. Uma falha pode interromper ou atrasar atividades de atendimento, logística, expedição, faturamento, contratos e processos internos.
O custo de uma parada não é necessariamente o valor da manutenção. É também o impacto que aquela indisponibilidade provoca na operação.
5. Logística
Em uma empresa com diversas unidades, equipamentos e suprimentos precisam circular. Isso gera custos relacionados a transporte, armazenamento, reposição, coleta, distribuição e logística reversa.
6. Gestão
Existe ainda um custo que muitas empresas não colocam na planilha: o tempo das pessoas administrando a operação. Quem abre o chamado? Quem procura o fornecedor? Quem acompanha a entrega? Quem cobra o técnico? Quem controla o toner?
Como calcular o custo por página?
De forma simplificada: custo por página = custos da operação ÷ número de páginas impressas.
Uma análise mais completa pode incluir equipamentos, suprimentos, manutenção, logística e outros custos diretamente relacionados à operação.
Por que o custo por página é importante?
Ele permite comparar diferentes cenários. Um equipamento com menor preço de aquisição pode ter alto custo operacional, enquanto outro com maior investimento inicial pode apresentar menor custo ao longo do tempo.
Como reduzir o custo total?
Algumas estratégias podem ajudar: dimensionar corretamente o parque, padronizar modelos, monitorar consumo, trabalhar com manutenção preventiva e centralizar a gestão.
Quando considerar uma operação gerenciada?
Se a empresa não consegue responder perguntas simples como “Quantas impressoras temos?”, “Quanto gastamos por mês?”, “Qual equipamento mais apresenta problemas?”, “Qual é nosso custo médio por página?” e “Quanto tempo os equipamentos ficam parados?”, pode existir uma oportunidade de melhorar a gestão.
A proposta da gestão de impressão é justamente transformar esses dados em uma operação mais organizada e previsível.
Você sabe quanto sua empresa realmente gasta para imprimir?
A Ágil pode ajudar a mapear sua operação, identificar custos e encontrar oportunidades de otimização.
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