Impressoras fazem parte da rotina de milhares de empresas. Contratos, documentos, etiquetas, relatórios, propostas e materiais internos ainda dependem da impressão para que diferentes áreas continuem funcionando.
O problema começa quando a empresa deixa de enxergar a impressão como uma operação e passa a tratá-la apenas como uma série de equipamentos.
Uma impressora parada pode significar atraso. Um toner que acaba sem planejamento pode interromper uma atividade. Um parque de equipamentos mal dimensionado pode gerar custos desnecessários. E quando cada unidade ou departamento administra seus próprios equipamentos, fica ainda mais difícil entender quanto a empresa realmente gasta para imprimir.
É nesse contexto que entra a gestão de impressão.
O que é gestão de impressão?
Gestão de impressão é o conjunto de processos utilizados para administrar, monitorar e otimizar toda a operação de impressão de uma empresa.
Isso inclui muito mais do que escolher uma impressora. Uma gestão estruturada pode envolver equipamentos, consumo de toner e suprimentos, manutenção, chamados, logística, monitoramento, dimensionamento do parque, indicadores e controle de custos.
Como funciona a gestão de impressão?
O primeiro passo é entender como a empresa imprime atualmente.
Isso significa mapear os equipamentos existentes, onde estão instalados, quais áreas utilizam cada equipamento, quanto imprimem e quais problemas aparecem com maior frequência. A partir desse diagnóstico, é possível identificar oportunidades de melhoria.
Mapeamento e dimensionamento do parque
A empresa passa a ter uma visão organizada dos equipamentos: modelo, localização, volume de impressão, usuários ou setores, frequência de manutenção, consumo e histórico de chamados.
Nem sempre o equipamento instalado é adequado para a demanda daquele local. O dimensionamento busca colocar o equipamento adequado no lugar adequado.
Controle de suprimentos e manutenção
Uma gestão estruturada permite acompanhar o consumo e planejar reposições, reduzindo o risco de uma operação parar simplesmente porque o suprimento acabou.
Em vez de agir somente quando a impressora apresenta uma falha, a empresa pode trabalhar com manutenção preventiva e acompanhamento do histórico dos equipamentos.
Indicadores e benefícios
Uma operação que não é medida dificilmente pode ser otimizada. Indicadores podem acompanhar volume de impressão, custo por página, número de chamados, tempo de atendimento, recorrência de falhas, consumo de suprimentos e disponibilidade.
O principal benefício é transformar uma operação difícil de controlar em uma operação mais previsível. Isso pode significar redução de custos, menos equipamentos parados, mais controle, mais previsibilidade e mais produtividade.
Gestão de impressão x simplesmente comprar impressoras
Comprar uma impressora resolve apenas a aquisição do equipamento. A gestão de impressão olha para o ciclo completo da operação: equipamento, uso, suprimento, manutenção, atendimento técnico, logística e custos.
Essa diferença é especialmente importante em empresas com muitas unidades ou grande volume de impressão.
Quando uma empresa precisa de gestão de impressão?
Alguns sinais indicam que chegou a hora de estruturar essa operação:
Sinais de que sua empresa precisa estruturar a operação
- a empresa não sabe exatamente quanto gasta com impressão;
- existem muitos modelos diferentes de impressoras;
- cada unidade compra seus próprios suprimentos;
- equipamentos ficam frequentemente parados;
- não existe histórico organizado de manutenção;
- os chamados são recorrentes;
- existe dificuldade para controlar toner;
- o custo de impressão cresce sem explicação clara;
- a empresa possui muitas unidades espalhadas pelo país.
Gestão de impressão também é gestão operacional
A impressão pode parecer uma atividade secundária, mas em muitas empresas ela está diretamente ligada à continuidade da operação.
Por isso, o objetivo não deve ser simplesmente “ter impressoras funcionando”. O objetivo é ter uma operação de impressão controlada, dimensionada, monitorada e previsível.
É essa mudança de perspectiva que transforma a impressão de um centro de problemas em uma operação administrável.
Sua empresa tem controle real sobre a operação de impressão?
A Ágil assume a gestão completa da operação, incluindo equipamentos, suprimentos, manutenção e logística, com acompanhamento de ponta a ponta.
Fale com um especialista da Ágil e descubra como tornar sua operação de impressão mais eficiente e previsível.
