Imagine uma empresa com dezenas ou centenas de impressoras espalhadas por diferentes departamentos ou unidades.
Quem controla os equipamentos? Quem acompanha o consumo de toner? Quem solicita manutenção? Quem sabe quais equipamentos estão parados? Quem acompanha os custos?
Quando essas responsabilidades ficam divididas entre diferentes pessoas, departamentos ou fornecedores, a operação pode se tornar difícil de controlar.
A impressão gerenciada surge justamente para centralizar essa operação.
O que é impressão gerenciada?
Impressão gerenciada é um modelo no qual uma empresa especializada assume a gestão da operação de impressão de outra organização.
Isso pode envolver equipamentos, suprimentos, manutenção, chamados, monitoramento, logística e indicadores.
O objetivo é fazer com que o cliente tenha uma operação de impressão mais previsível e controlada, sem precisar administrar individualmente cada parte do processo.
Como funciona?
A operação normalmente começa com um diagnóstico. É necessário entender quantidade de equipamentos, modelos utilizados, localização, volume de impressão, perfil de cada unidade, consumo e histórico de manutenção.
Com essas informações, é possível definir uma estrutura mais adequada.
Quais são os benefícios?
Uma operação gerenciada facilita o acompanhamento do custo de impressão e permite maior previsibilidade orçamentária.
A manutenção deixa de depender exclusivamente da equipe interna ou de chamados pontuais.
O consumo de suprimentos é acompanhado para facilitar o planejamento de reposições.
A gestão centralizada permite acompanhar equipamentos, suprimentos, chamados e indicadores.
Impressão gerenciada é a mesma coisa que aluguel de impressoras?
Não necessariamente.
O aluguel ou locação está relacionado ao fornecimento do equipamento. A impressão gerenciada envolve a gestão da operação. Dependendo do modelo contratado, a empresa pode ter equipamentos, suprimentos, manutenção, logística e gestão integrados.
Para quais empresas a impressão gerenciada faz sentido?
É especialmente interessante para organizações que possuem muitos equipamentos, múltiplas unidades, grande volume de impressão, alto consumo de suprimentos, chamados frequentes, dificuldade de controlar custos, necessidade de padronização ou operação distribuída geograficamente.
O papel da logística
Um dos pontos mais importantes de uma operação de impressão é garantir que equipamentos e suprimentos estejam disponíveis quando necessários. Por isso, logística não deve ser tratada como uma atividade separada. Ela faz parte da própria operação.
Impressão gerenciada é sobre mais do que impressoras
O verdadeiro objetivo é tirar da empresa a complexidade operacional que existe por trás da impressão.
O gestor não precisa acompanhar individualmente cada equipamento. Ele precisa ter visibilidade, controle e previsibilidade.
Sua empresa ainda administra impressoras, suprimentos e manutenção de forma fragmentada?
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